La fase de control en el proceso administrativo es esencial para asegurar que los objetivos y planes de una organización se estén cumpliendo de manera efectiva. Actúa como un mecanismo de retroalimentación que permite a la administración evaluar el rendimiento y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. Esta fase garantiza que las actividades realizadas se alineen con los estándares establecidos durante la planificación y la organización.
Establecimiento de estándares
El control comienza con el establecimiento de estándares de rendimiento, que son criterios contra los cuales se medirá el rendimiento real. Estos estándares pueden basarse en varios factores, como cantidades producidas, costos, calidad, eficiencia y satisfacción del cliente, y deben ser específicos, medibles y alcanzables.
Medición del rendimiento real
Una vez establecidos los estándares, el siguiente paso es medir el rendimiento real de las actividades de la organización. Esto puede implicar la recolección de datos a través de informes financieros, observaciones, encuestas de satisfacción del cliente, y otros métodos de evaluación.
Comparación del rendimiento real con los estándares
Esta etapa implica comparar los resultados reales con los estándares establecidos para identificar cualquier desviación. Es importante analizar tanto las variaciones positivas como las negativas para entender completamente el rendimiento de la organización.
Evaluación de la desviación
Las desviaciones del estándar necesitan ser evaluadas para determinar su causa. Algunas desviaciones pueden ser aceptables debido a circunstancias imprevistas o cambios en el entorno externo. Otras, especialmente aquellas que son significativas o persistentes, pueden requerir una investigación más profunda para entender las causas subyacentes.
Toma de medidas correctivas
Si las desviaciones son indeseables o superan los límites aceptables, se deben tomar medidas correctivas. Esto puede implicar ajustar los procesos, reasignar recursos, modificar objetivos o proporcionar formación adicional a los empleados. La acción correctiva debe ser proporcional a la naturaleza y magnitud de la desviación.
Retroalimentación y ajustes continuos
El control es un proceso continuo que requiere una retroalimentación constante y ajustes regulares. Los estándares y procesos deben revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar cambios en el entorno operativo, los objetivos organizacionales o el rendimiento observado.
La fase de control es crucial para el éxito a largo plazo de cualquier organización, ya que proporciona la información necesaria para tomar decisiones informadas y ajustar estrategias y operaciones de manera proactiva. Facilita la mejora continua al identificar áreas de éxito y aquellas que necesitan mejoras, asegurando así que la organización permanezca en el camino correcto hacia el logro de sus objetivos.
